Cómo redactar la política de cancelación de tu estudio de yoga o pilates (con plantilla)

En resumen: una buena política de cancelación deja claras tres cosas: con cuántas horas de antelación puede cancelar un alumno, qué pasa con la clase del bono si cancela más tarde o directamente no se presenta, y dónde está escrita la norma. La mayoría de los estudios de yoga y pilates empiezan con un plazo de cancelación de 12 o 24 horas. Si redactas la norma de forma breve y la muestras en el momento de reservar, evitas la mayoría de las discusiones desde el principio.

¿Por qué necesitas una política de cancelación?

En una clase de reformer con aforo de 10 personas, cada plaza que se cancela en el último minuto es, casi seguro, una plaza que se queda vacía. Sin una norma, cada cancelación se convierte en una negociación: a unos se les devuelve la clase y a otros no, y el equipo acaba actuando de forma incoherente.

Una política por escrito te sirve para tres cosas:

• Protege el aforo: una plaza cancelada con antelación puede ofrecerse a otro alumno.
• Es justa: se aplica la misma norma a todo el mundo y el equipo no tiene que decidir caso por caso.
• Genera confianza: el alumno sabe lo que acepta antes de reservar.

¿Qué normas debe incluir una política de cancelación?

No la plantees como un contrato largo, sino como unas pocas normas claras. Los cinco puntos siguientes bastan para la mayoría de los estudios.

1. Plazo de cancelación

Es el último momento en el que el alumno puede cancelar la clase sin coste. Para clases grupales se suele usar un plazo de 12 horas, y de 24 horas para reformer y clases privadas, donde el aforo es menor. En una clase a las 07:00, un plazo de 12 horas significa que el alumno tiene que decidir la noche anterior.

2. Cancelación tardía

Es la cancelación que se hace una vez pasado el plazo. Lo más habitual es que se descuente la clase del bono. Los estudios recién abiertos o que están captando alumnos pueden perdonar la primera cancelación tardía; si lo haces, también hay que ponerlo por escrito en la norma.

3. No presentado (no-show)

Es el alumno que tiene reserva y no viene a clase sin haberla cancelado. Normalmente se descuenta la clase del bono. Para poder aplicar esta norma es imprescindible pasar lista en todas las clases.

4. Cancelación de la clase por parte del estudio

Deja escrito también qué pasa si el instructor se pone enfermo o la clase no llega al mínimo de asistentes: cómo se avisa al alumno y si se le devuelve la clase. Este punto demuestra que la política no obliga solo al alumno.

5. Normas de los bonos

¿Qué pasa con las clases no usadas cuando caduca el bono? Si tienes normas distintas para bonos mensuales, trimestrales y semestrales, cada una debe figurar por separado.

Comparativa de normas: ¿qué opción encaja con cada estudio?

Si no lo tienes claro, empieza por la columna «equilibrada». Al cabo de dos meses, revisa el número de cancelaciones tardías y de no presentados y endurece o suaviza la norma según lo que veas.

Plantilla de política de cancelación

Puedes adaptar el siguiente texto con tus plazos y el nombre de tu estudio y añadirlo a tu web, a la pantalla de reserva y a tu contrato de inscripción.

Política de cancelación y asistencia de [Nombre del estudio]

• Puedes cancelar tu reserva desde tu área de alumno hasta 12 horas antes del inicio de la clase; la clase se devuelve a tu bono.
• Si cancelas después de ese plazo, la clase se considera consumida.
• Si no asistes a clase sin haber cancelado tu reserva, la clase se considera consumida.
• Si el estudio cancela una clase, te avisaremos por correo electrónico y se te devolverá la clase.
• Las clases de tu bono caducan al finalizar el periodo de validez del bono.

Esta plantilla no sustituye al asesoramiento legal. Para cuestiones legales como la contratación a distancia y el derecho de desistimiento, haz que un profesional revise tus contratos.

¿Cómo comunicas la política a tus alumnos?

1. Muéstrala al reservar: que el alumno vea el plazo de cancelación antes de pulsar «Reservar».
2. Pide la aceptación al comprar: al adquirir un bono, solicita que se acepte la política.
3. Crea una página propia en tu web: enlázala desde las preguntas frecuentes.
4. Sé amable la primera vez: un mensaje breve recordando la norma funciona mejor que una penalización.

¿Cómo funcionan las normas de cancelación en StudyONsende?

En StudyONsende, el plazo de cancelación se define por separado para cada centro. Si el alumno cancela antes de ese plazo, la clase se devuelve automáticamente a su bono. Las cancelaciones posteriores al plazo se registran como «cancelación tardía»; tú eliges si en las cancelaciones tardías y en los no presentados se devuelve o no la clase. Si tu estudio lo permite, el instructor puede marcar como no presentado al alumno que no acude a su clase. Cuando una clase se llena, los alumnos pueden apuntarse a la lista de espera. Así la norma no se queda en papel: se aplica igual en cada reserva.

Si estás configurando tus bonos, echa también un vistazo a nuestra guía para calcular el precio de los bonos de clases.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el plazo de cancelación ideal para un estudio de yoga?

12 horas para clases grupales y 24 horas para reformer y clases privadas, con aforo reducido, son un buen punto de partida. Si das clases a primera hora de la mañana, elige el plazo teniéndolo en cuenta.

Ante una cancelación tardía, ¿es mejor cobrar o descontar la clase?

En los estudios que trabajan con bonos, descontar la clase es más fácil de aplicar que cobrar un recargo y no genera discusiones con el alumno.

¿Qué le digo a un alumno que no se ha presentado?

Recuérdale con amabilidad la norma y la clase descontada, y enséñale cómo puede cancelar él mismo la próxima vez. Si se repite, habla con él en persona.

¿Puedo cambiar la política más adelante?

Sí, pero anuncia el cambio con antelación y aplícalo solo a las nuevas reservas.

Pasa la norma del papel al sistema

Si quieres que tus normas de cancelación se apliquen solas en cada reserva, echa un vistazo al software de gestión para estudios StudyONsende y reserva una demo breve con nuestro equipo.