Yoga, Pilates ve Fitness İçin Excel Takip Tablosu Nasıl Hazırlanır? Stüdyo ve Eğitmene 2 Ücretsiz Şablon

Kısaca: İyi bir Excel takip tablosu dört soruyu tek dosyada yanıtlar: kimin hangi paketi var, kaç ders hakkı kaldı, kim geldi ya da gelmedi ve kim ne kadar ödedi. Bunun için üyeleri, paketleri, yoklamayı ve ödemeleri ayrı sekmelerde tutun, hepsini e-posta adresiyle birbirine bağlayın ve kalan hakkı elle değil formülle hesaplayın. Bu yazıdaki iki ücretsiz şablon bu düzenle hazır geliyor: biri stüdyolar ve spor salonları, diğeri bağımsız yoga, pilates, fitness eğitmenleri ve kişisel antrenörler (PT) için.

• Stüdyo ve spor salonu takip şablonunu indirin (Excel)
• Bağımsız eğitmen ve PT takip şablonunu indirin (Excel)

Şablonlar ücretsizdir, e-posta adresi istemez. Excel'de açılır; Google E-Tablolar ve Numbers'da da açabilirsiniz.

Stüdyo ya da eğitmen olarak Excel takip tablosunda neleri tutmalısınız?

Çoğu stüdyo ve eğitmen işe bir üye listesiyle başlar. Liste büyüdükçe asıl soru "kim kayıtlı?" olmaktan çıkar, "kimin kaç dersi kaldı, kimin paketi bitiyor, kim borçlu?" olur. Bu soruları yanıtlayan tablonun beş parçası vardır:

1. Kişiler: ad, soyad, e-posta, telefon. E-posta her kişi için bir kez yazılır ve diğer sekmeler kişiyi bununla tanır.
2. Paketler: sattığınız paketler, ders sayısı, geçerlilik süresi ve fiyat.
3. Üyelikler: kimin hangi paketi hangi tarihte aldığı. Bitiş tarihi, kalan hak ve durum buradan hesaplanır.
4. Yoklama: her derse kimin geldiği, kimin geç iptal ettiği ya da haber vermeden gelmediği.
5. Ödemeler: satış tutarı, alınan ödeme, kalan borç ve ödeme yöntemi.

Bu beşi ayrı sekmelerde durduğunda bir satırı değiştirmek diğerlerini bozmaz. Hepsini tek uzun listede tutmak ise ilk ay pratik görünür, üçüncü ayda hangi satırın güncel olduğunu kimse bilmez.

Stüdyo ve spor salonu şablonunda hangi sekmeler var?

Stüdyo şablonu birden fazla eğitmen ve salonla çalışan işletmeler için hazırlandı. Her derse bir numara verilir; yoklama bu numarayla tutulur, böylece ders bazında doluluk ve eğitmen bazında hakediş kendiliğinden çıkar.

Hakediş sekmesi bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve sözleşme konularını muhasebecinizle netleştirin. Paket fiyatınızı henüz belirlemediyseniz önce ders paketi fiyatlandırma rehberine göz atın.

Bağımsız eğitmen ve PT şablonunda hangi sekmeler var?

Eğitmen şablonu tek kişinin işi için sadeleştirildi: ders numarası yok, her seans bir satır. Grup dersinde her öğrenci ayrı satıra yazılır. Stüdyo şablonunda olmayan iki sekme vardır: yer ve tür seçimi olan Seanslar, bir de Giderler.

Özet sekmesindeki "net" satırı, ay içinde tahsil ettiğiniz tutardan giderlerinizi düşer. Seans fiyatınızı hesaplarken özel ders fiyatı rehberindeki taban fiyat yöntemini kullanabilirsiniz.

Kalan ders hakkı Excel'de nasıl hesaplanır?

Kalan hakkı elle düşmek, tablolarda en sık yapılan hatadır: bir yoklama unutulur ve sayı bir daha tutmaz. Şablonlarda kalan hak yoklamadan hesaplanır:

Kalan hak = paketteki ders sayısı − paket süresi içinde hakkı düşen ders sayısı

Hakkın düşüp düşmeyeceği Ayarlar sekmesindeki iki seçimle belirlenir: geç iptalde hak düşsün mü, haber vermeden gelmeyende hak düşsün mü? Bu, stüdyonuzun iptal kuralını tabloya taşır. Kuralınız yazılı değilse iptal politikası rehberindeki hazır metinden başlayabilirsiniz.

Örnek: Bir üye 1 Ekim'de 8 derslik paket alıyor (paketin örnek fiyatı 4.000 TL, ders başına 500 TL). İlk derse geliyor, ikinci derse ders saatine iki saat kala iptal ediyor. Ayarlar'da geç iptalde hak düşüyorsa kullanılan 2, kalan hak 6 olur. Kalan hak 2'ye indiğinde ya da bitişe 7 gün kaldığında satırda turuncu "Bitiyor" uyarısı çıkar. İki eşiği de Ayarlar'dan değiştirebilirsiniz. Sınırsız paketlerde kalan hak boş bırakılır; burada bitiş tarihi esas alınır.

Excel tablosu ne zaman yetmez ve üyelerinizi StudyONsende'ye nasıl taşırsınız?

Tablo, kaydı tutan kişi düzenli olduğu sürece işler. Şu durumlar başlayınca zorlanır:

• Üye yerini kendisi ayırtmak, iptal etmek ve paketini kendisi almak istiyor.
• Dolu derste yer açıldığında sıradaki kişiye kimin haber vereceği belli değil.
• Birden fazla kişi aynı dosyayı güncelliyor ve hangi kopyanın doğru olduğu tartışılıyor.
• Ay sonu hakediş ve satış raporu için satırlar elle süzülüyor.

Üç yaklaşımın ayrıntılı karşılaştırması Excel, randevu uygulaması ve stüdyo yazılımı yazısında. Bu şablonların farkı şu: geçişe hazır olarak tasarlandılar. Turuncu başlıklı sütunlar (Üyeler ya da Öğrenciler ile Üyelikler) StudyONsende'nin içe aktarma ekranının beklediği başlıklarla aynıdır. Geçiş şöyle yapılır:

1. Paketlerinizi StudyONsende'de, şablondaki adlarla aynı biçimde açın.
2. Doldurduğunuz Excel dosyasını, hiçbir değişiklik yapmadan, yönetim panelindeki içe aktarma ekranından üyeler için yükleyin. Sistem Üyeler (ya da Öğrenciler) sekmesini kendisi bulur.
3. Önizlemede hatalı satır olup olmadığına bakın, sonra onaylayın.
4. Aynı dosyayı bu kez üyelikler için yükleyin; Üyelikler sekmesi okunur. Kalan haklar, bitiş tarihleri ve durumlar üyelerle birlikte gelir.

İçe aktarmayı yapan kişi, üyelerin kişisel verisinin aktarılması için KVKK ve İYS teyidi verir. Aktarımdan sonra üyeleriniz dersleri sitenizden görür, birkaç dokunuşla yer ayırtır ve iptal eder. Dolu derste bekleme listesine katılır; yer açılınca sıradaki uygun üye derse kendiliğinden yazılır ve e-posta alır. Yoklama, kalan hak, eğitmen ücret kuralları ve doluluk raporu tek panelde tutulur.

Sıkça sorulan sorular

Excel takip şablonu ücretsiz mi, e-posta istiyor mu?

Evet, iki şablon da ücretsizdir ve indirmek için e-posta adresi istenmez. Dosyayı indirip kendi bilgisayarınızda kullanırsınız.

Excel takip tablosuna üyelerin sağlık bilgisini yazabilir miyim?

Yazmamanızı öneririz. Sakatlık, hamilelik, kronik rahatsızlık ya da vücut ölçüsü gibi bilgiler özel nitelikli kişisel veridir ve açık rıza ile korunaklı bir ortam gerektirir. Şablonlarda bu yüzden sağlık sütunu yoktur. Dosyanın kendisini de şifreleyin ve yalnız gereken kişiyle paylaşın.

Excel takip şablonunu telefondan ya da Google E-Tablolar'da kullanabilir miyim?

Dosyayı Google Drive'a yükleyip Google E-Tablolar ile ya da Mac ve iPhone'da Numbers ile açabilirsiniz. Formüller standart işlevlerle yazıldı. Yine de birden fazla kişi aynı anda güncelleyecekse tek bir paylaşılan kopya kullanın; e-postayla dolaşan kopyalar kısa sürede birbirini tutmaz.

Örnek satırları silince formüller bozulur mu?

Hayır, yalnız mavi yazılı örnek hücreleri temizleyin. Açık yeşil, italik hücreler formüldür; satırı silmek yerine içeriğini temizlerseniz formüller yerinde kalır.

Excel ile başlamak iyi bir başlangıçtır; önemli olan, büyüdüğünüzde bilgilerinizi kaybetmeden ilerleyebilmektir. Şablonları kullanırken üyeler kendi yerini ayırtmaya, paketini kendi almaya başladığında StudyONsende'nin sizin için neyi üstlenebileceğine bakın: Hemen inceleyin →