¿Cómo hacer una hoja de Excel para controlar alumnos y bonos? Versión para estudios y para instructores de yoga, pilates y fitness
21.10.2026
¿Cómo controlar alumnos, bonos, clases restantes, asistencia y pagos en una hoja? Estructura pestaña a pestaña y dos plantillas gratis para estudios e instructores.
En resumen: una buena hoja de cálculo de seguimiento responde a cuatro preguntas en un solo archivo: quién tiene qué bono, cuántas clases le quedan, quién vino y quién no, y quién ha pagado qué. Para lograrlo, separa alumnos, bonos, asistencia y pagos en pestañas distintas, únelas por el correo electrónico y deja que una fórmula, no tu memoria, calcule las clases restantes. Aquí tienes dos plantillas gratuitas hechas así: una para estudios y gimnasios, y otra para instructores independientes de yoga, pilates y fitness y entrenadores personales.
- Descarga la plantilla para estudios y gimnasios (Excel)
- Descarga la plantilla para instructores independientes y entrenadores personales (Excel)
Las dos plantillas son gratuitas y no piden tu correo. Se abren en Excel y también puedes usarlas en Google Sheets y Numbers.
¿Qué debe controlar un estudio o un instructor en Excel?
Casi todos los estudios e instructores empiezan con una lista de nombres. Cuando la lista crece, la pregunta deja de ser «¿quién está apuntado?» y pasa a ser «¿cuántas clases le quedan a cada uno, a quién se le acaba el bono, quién debe dinero?». Una hoja que responde a eso tiene cinco partes:
- Personas: nombre, apellido, correo y teléfono. Cada correo aparece una sola vez y las demás pestañas reconocen a la persona por él.
- Bonos: lo que vendes, número de clases, validez y precio.
- Membresías: quién compró qué bono y cuándo. Aquí se calculan la fecha de fin, las clases restantes y el estado.
- Asistencia: quién vino a cada clase, quién canceló tarde y quién no se presentó.
- Pagos: importe, cantidad pagada, saldo pendiente y forma de pago.
Con pestañas separadas, cambiar una fila no rompe las demás. Una sola lista larga parece práctica el primer mes; al tercero nadie sabe qué fila está al día.
¿Qué pestañas necesita la hoja de un estudio o gimnasio?
La versión para estudios está pensada para negocios con varios instructores y salas. Cada clase lleva un número y la asistencia se registra con él, así que la ocupación por clase y el pago por instructor salen solos.
| Pestaña | Qué introduces | Qué se calcula |
|---|---|---|
| Resumen | El mes que eliges | Membresías activas, bonos terminados, ventas, cobros, saldo pendiente, clases, ocupación, pago a instructores |
| Bonos | Nombre, número de clases, validez, precio | Precio por clase |
| Alumnos | Nombre, apellido, correo, teléfono, fecha de alta, cómo te conoció | Evita correos duplicados |
| Membresías | Correo, bono, fecha de inicio | Fecha de fin, clases restantes, estado, aviso de «a punto de acabar» |
| Clases | Fecha, hora, clase, instructor, sala, aforo | Asistentes, ocupación, no presentados, cancelaciones tardías |
| Asistencia | Número de clase, correo, estado | Si se descuenta la clase |
| Pagos | Fecha, correo, bono, importe, pagado, forma de pago | Saldo pendiente |
| Instructores y pagos | Modelo: por clase, por asistente, porcentaje de ingresos o fijo mensual | Clases, asistentes y pago de cada instructor en el mes |
Toma las cifras de pago como orientación y consulta impuestos y contratos con tu gestor. Si aún no has fijado el precio de tus bonos, empieza por nuestra guía de precios de bonos.
¿Qué pestañas necesita la hoja de un instructor independiente o entrenador personal?
La versión para instructores es más sencilla: sin números de clase, una fila por sesión. En una sesión de grupo, cada alumno va en su propia fila. Añade dos cosas que un estudio no necesita: lugar y tipo de sesión en cada fila, y una pestaña de gastos.
| Pestaña | Qué introduces | Qué se calcula |
|---|---|---|
| Resumen | El mes que eliges | Sesiones dadas, no presentados, sesiones online, cobros, gastos, neto, saldo pendiente |
| Bonos | Sesión suelta, bonos de 8 o 12 sesiones, bono online | Precio por sesión |
| Alumnos | Nombre, apellido, correo, teléfono, objetivo, cómo llegó | Evita correos duplicados |
| Membresías | Correo, bono, fecha de inicio | Fecha de fin, sesiones restantes, estado, aviso de «a punto de acabar» |
| Sesiones | Fecha, hora, alumno, lugar (estudio, online, domicilio, gimnasio, aire libre), tipo (individual, dúo, grupo), estado | Si se descuenta la sesión y su valor según el bono |
| Pagos | Fecha, correo, bono, importe, pagado, forma de pago | Saldo pendiente |
| Gastos | Alquiler de sala, desplazamientos, material, formación, publicidad | Total del mes |
La línea «neto» resta tus gastos de lo cobrado en el mes. Para fijar el precio de tu sesión, usa el método del precio mínimo de nuestra guía ¿cuánto cobrar por una clase particular?
¿Cómo se calculan las clases restantes en Excel?
Tachar clases a mano es el error más común: se olvida un registro y la cifra ya no vuelve a cuadrar. Calcúlalo a partir de la asistencia:
Clases restantes = clases del bono − clases descontadas durante la validez del bono
Que una cancelación tardía o un no presentado descuente clase depende de dos ajustes, así la hoja sigue tu propia norma. Si todavía no la tienes por escrito, parte de la plantilla de nuestra guía de política de cancelación.
Ejemplo: una alumna compra un bono de 8 clases el 1 de octubre (precio de ejemplo 96 €, 12 € por clase). Viene a la primera clase y cancela la segunda dos horas antes. Si la cancelación tardía descuenta clase, ha usado 2 y le quedan 6. Cuando le quedan 2, o faltan 7 días para el fin, la fila muestra el aviso de «a punto de acabar». En la tarifa plana deja vacías las clases restantes y fíjate en la fecha de fin.
¿Cuándo deja de servir Excel y cómo pasas a tus alumnos a StudyONsende?
Una hoja de cálculo funciona mientras quien la lleva sea ordenado. Empieza a fallar cuando:
- Los alumnos quieren reservar, cancelar y comprar su bono por su cuenta.
- Se libera una plaza en una clase llena y nadie sabe quién avisa al siguiente.
- Varias personas editan el mismo archivo y discuten qué copia es la buena.
- Los pagos y ventas de fin de mes obligan a filtrar filas a mano.
Comparamos las opciones en detalle en ¿hoja de cálculo, app de reservas o software para estudios?. Si usas los nombres de columna de arriba (Nombre, Apellido, Correo, Teléfono; y Correo, Paquete, Inicio, Fin, Créditos restantes, Estado), el cambio será sencillo: la pantalla de importación de StudyONsende reconoce esos encabezados. Sube la hoja (Excel o CSV) en el panel de administración, revisa la vista previa y confirma: primero los alumnos y después las membresías; en un Excel con varias pestañas se lee la pestaña que corresponde en cada paso. Quien importa confirma que puede transferir los datos personales de los alumnos.
Tras el cambio, tus alumnos ven las clases en tu propia web, reservan y cancelan en pocos pasos y se apuntan a la lista de espera de una clase llena; cuando se libera una plaza, el siguiente alumno que cumple las condiciones entra automáticamente y recibe un correo. Asistencia, clases restantes, reglas de pago a instructores e informe de ocupación quedan en un solo panel.
Preguntas frecuentes
¿Puedo guardar datos de salud de los alumnos en mi hoja de seguimiento?
Te recomendamos que no. Lesiones, embarazo, enfermedades crónicas o medidas corporales son datos personales sensibles que requieren consentimiento expreso y un lugar protegido. Protege también el archivo con contraseña y compártelo solo con quien lo necesite.
¿Puedo usar la hoja de seguimiento en Google Sheets o en el móvil?
Sí. Todo lo descrito usa funciones estándar como CONTAR.SI.CONJUNTO, INDICE y COINCIDIR, que funcionan en Excel, Google Sheets y Numbers. Si la actualiza más de una persona, usa una única copia compartida; las copias que circulan por correo dejan de coincidir enseguida.
¿Cómo controlo una tarifa plana en Excel?
Deja vacías las clases restantes y que la fecha de fin decida el estado. Aun así, registra la asistencia: te dice cuánto vienen de verdad los alumnos con tarifa plana y te ayuda a ponerle precio.
Empezar con una hoja de cálculo es un buen primer paso; lo importante es poder crecer sin perder tus datos. Cuando tus alumnos quieran reservar y comprar por su cuenta, mira lo que StudyONsende puede hacer por ti: Échale un vistazo →